Till samtliga klubbarna i blivande D2365:
Klubbens val av IT-stöd i D2365
På förekommen anledning behöver jag informera er om status för klubbarnas val av IT-stöd fr o m den 1 juli, dvs när vi går in i det nya distriktet 2365.
Den korta sammanfattningen är att ingen klubb behöver byta IT-system, sådana beslut ligger helt och hållet hos klubben. Mer info kommer under februari. Nedan beskriver jag de allmänna förutsättningarna för klubb som idag har ClubRunner (alla 38 klubbar i D2380 + 11 klubbar i D2360) respektive har Polaris (39 klubbar i D2360).
Distriktet kommer att ha ClubRunner som IT-stöd för distriktsteamet. ClubRunners distriktsversion hanterar både ClubRunner-klubbar och klubbar som har annat IT-stöd, eller inget IT-stöd alls. Klubb som inte använder ClubRunner ombeds lämna läsrätt till sina medlemsdata och funktionärsdata som finns i MyRotary och på så sätt integrera sin klubb i distriktets hantering av utskick, rapporter m m. I och med denna integration respekteras klubbens autonomi, eftersom oavsett vilket IT-stöd klubben väljer så fungerar distriktets tillgång till alla klubbars uppdaterade medlems- och funktionärsuppgifter. Samtliga medlemmar i distriktet kan logga in i ClubRunners distriktsversion för att söka bland alla medlemmar i distriktet, eller för att t ex ha uppdrag som distriktsfunktionär oberoende av den egna klubbens val av IT-stöd.
Klubb som idag har ClubRunner kan fortsätta genom att avropa distriktets rabattavtal för klubbabonnemang, på samma sätt som i D2360 eller D2380.
Klubb som idag har Polaris kan fortsätta genom att teckna avtal med Polaris-leverantören (se utskick som ni fick 27 september från "Polaris Sverige"). Polarisklubbarna har önskat en gemensam hantering av klubbavtalen och därför fick Ulf Andersson, Christer Wecke och Lars Stålheim uppdrag att före jul ta fram klubbavtal i samråd med berörda klubbar. Eftersom avtalen ännu inte verkar vara klara kan det bli att vi snart måste kontakta Polaris-leverantören i Schweiz för att ni ska få avtalsdokument och den information ni behöver.
Klubb som vill byta till ClubRunner respektive till Polaris kommer att kunna göra det. Även valet att inte ha något eget IT-stöd är möjligt, om någon klubb så önskar.
Mer information om hur ni klubbar praktiskt går vidare med era IT-val bör vi kunna ge under februari.
Om någon nu undrar över vad "förekommen anledning" är, så är det en påtryckningskampanj från några av Polarisklubbarna som kräver att D2365 ska teckna distriktsavtal också med Polaris. De vill dessutom att distriktet, dvs alla klubbar, ska betala del av IT-kostnaderna för att Polarisklubbar byter distrikt.
Styrgruppen för D2365 bestämde tidigt att distriktet bara skulle använda ett IT-system på distriktsnivå, på samma sätt som andra Rotarydistrikt, andra föreningar och andra organisationer. Läs mer om "IT-val på distriktsnivå" på D2365-webbsidan (rubrik IT-dokument). Klubbkostnader kan självklart inte vältras över på andra klubbar genom att gömmas i distriktsavgiften, styrgruppen vill vara noga med att distriktsavgiften bara ska omfatta distriktets gemensamma kostnader. Särskilt omöjligt skulle det vara att sprida ut Polaris-klubbarnas IT-kostnader för att byta distrikt, eftersom majoriteten av klubbar (ClubRunner) inte har någon sådan kostnad.
Styrgruppen tackar för det stöd vi får från klubbar i både D2360 och D2380 för vår ambition att normalisera IT-frågorna i det nya distriktet, så att vi inte ärver den besvärliga situationen med dubbla IT-system för distriktsteamet i D2360. Vi har full respekt för de klubbar som vill fortsätta med Polaris, vilket är möjligt genom de klubbavtal som leverantören erbjuder, men klubbars autonoma IT-val kan inte få störa arbetet på distriktsnivå.
Nyss hemkommen från en inspirerande vecka i Orlando Rotary Assembly har jag hopp om att vi tillsammans i D2365 kan utveckla vårt Rotary i positiv anda och där befintliga Rotarykompisar samt nya Rotarykompisar ser ett Rotary som går i linje med kommande årets tema; The Magic of Rotary!
Bästa Rotaryhälsningar!
Lena Alervall DGE D2365